第45屆循人中學旅台校友會第一次幹事會議記錄

第45屆循人中學旅台校友會第一次幹事會議記錄

日期：2010年9月22日（星期三）

時間：早上10時30分

地點：中山醫學大學大慶校區

稽核：王征杰、何健耀

主席：伍嘉儀

出席者：李慧婷、吳宇華、陳秀霓、彭婉霓、簡潤發

請假者：庾巧、陳雪妮、賴寶綺、李國豪、許嘉雯、梁佩雲

議程：

1.  主席認可　　　　　　　　　　 1”

2.  議程認可                         2”

3.  稽核致詞                         0”

×無

4.  主席致詞                         3”

×感激從北部來台中開會的人。

×希望幹部以後不要臨時請假。如果不能出席的話就及早通知，也許還來得及換時間。

×希望大家不要把校友會的地位放在最後一位。

5.  報告事項

5.1.  幹部名單及職務範圍              19”

幹部主要職務如下：

·         幹事：資訊股

·         文書：負責一切文書工作（書信、會議記錄）、通訊錄、通訊冊

·         財政：管理賬務、活動經費控管

·         輔導：返校輔導、升學手冊，關懷

·         活動：宿營、春遊、送舊、聚餐

·         公關：關懷、聯誼，家聚

·         資訊：FACEBOOK, BBS, 部落格管理

5.2.  會務               

5.2.1. 全年行事歷                  16”

日期	活動
1/9/10~3/9/10	迎新活動
22/9/10	1st 幹部會議
10/10/10	期初會大
20/11/10	僑大園遊會
25/12/10	聖誕聚餐
寒假	返校輔導
未定	2nd幹部會議
5/3/11~6/3/11	春遊
未知	大馬運動會
5/6/11	期末會大+送舊
暑假	返校輔導

      *以上擬定日期供參考，校友會會依情況作調整。

5.2.2. 家族制度                    21”

×家族制度由公關負責，在10月10日前先擬定一份家族制度計劃書。

×分家名單由幹事會一起擬定。

×家長：

北1：光森

北2：子健

桃新：從缺

台中：起進

高雄：偉傑

台南：繼仁

5.2.3. 財政請款程序                4”

×所有需要請款的發票和收據必須在活動結束后兩個星期內內交給財政，逾期恕不接收。買東西不可超出預算太多。

×同一張收據或發票不能同時存在不需要請款的物品項目。

×購買不在預算案的物品時，必須先詢問財政或總幹事意見方可購買，以免請款不被批准。

×請款的收據後面必須寫上自己的名字和買東西的用途。

          ×活動股李慧婷建議休會10分鐘。公關股吳宇華附議。

6.  討論事項：

6.1.  全年活動                        22”

日期	活動
1/9/10~3/9/10	迎新活動
10/10/10	期初聚餐
20/11/10	僑大園遊會
25/12/10	聖誕聚餐
寒假	K歌大賽
5/3/11~6/3/11	春遊
未知	大馬運動會
5/6/11	送舊
暑假	國慶和馬來西亞成立日

×公關股吳宇華詢問碩士班的畢業生是否是本校友會送舊的對象之一。

×總幹事伍嘉儀說明，由於碩士班校友是榮譽會員而非本會會員。 根據校友會組織章程的第二章第四條，碩士班校友不享有本會會員權利，但享有發言權及參與各項活動的權利。所以碩士班校友不是我們送舊的對象，但是他們有參加送舊活動的權利。

×活動股李慧婷提醒各幹部必須看准辦活動的時間，不能與考試時間相衝。尤其是送舊活動，不能與期末考太接近，以免影響出席和籌備人數。

×總幹事伍嘉儀建議在寒假春節的時候一起回母校向老師拜年，同時候也可以在母校開會。

×活動股李慧婷建議在寒假春節的時候舉辦K歌大賽，可以在REDBOX或其他的卡拉OK中心舉辦，并設立大獎以吸引更多人參加。

×公關股吳宇華自願擔任K歌大賽的負責人。

×簡潤發建議暑假期間可以趁機推廣馬來西亞成立日這個概念，但是由於暑假時候已經交接，所以我們只能夠建議下一屆的幹部舉辦這一項活動。

6.2.   全年活動預算                   45”

10/11年第45屆循人中學旅臺校友會全年財政預算草案
活動基金預算草案
項目	預算收入（NT）	預算支出（NT）
上屆結餘	93,817
會費[注1]	33,300
基本行政費用與會務：
總幹事
聯絡費		200
儲備金		100
文書股
影印費		150
儲備金		50
財政股
文件用具		100
儲備金		50
輔導股
僑輔交通補助		300
僑大學弟妹鼓勵經費[注2]		150
校友會通訊錄		2,000
活動股
迎新活動		8,000
春遊[注3]		4,000
期初聚餐[注4]		3,000
聖誕聚餐[注5]		3,000
送舊		4,500
公關股
儲備金		100
其他：
會大及改選		1,000
升學手冊		1,000
交通補助		2,500
撥入福利基金		2,700
撥入捐書基金		2,700
結餘		91,517
總計	127,117	127,117

注1 會費
項目	預算收入（NT）
直發新生24人*NT1200（1人NT300*4年）	28,800
僑發新生3人*NT1500（NT300*5年）	4,500
小計	33,300
注2 僑大學弟妹鼓勵經費
項目	預算支出（NT)
僑大學弟妹鼓勵經費3人*NT50	150
	150
注3 春遊
項目	預算支出（NT）
春遊（20人*NT200）	4,000
小計	4,000
注4 期初聚餐
項目	預算支出（NT）
期初聚餐（30人*NT100）	3,000
小計	3,000
注5 聖誕聚餐
項目	預算支出（NT）
聖誕聚餐（30人*NT100）	3,000
小計	3,000

福利基金預算草案
項目	預算收入（NT）	預算支出（NT）
上屆結餘	44,482
福利基金收入（新生27人*NT100）	2,700
會服收入[注7]	6,750
會服支出（40件*NT240）		9,600
撥入捐書基金（舊生83人*NT20）		1,660
結餘		42,672
總計	53,932	53,932
注7 會服收入
項目	預算收入（NT）
會服收入（27件*NT250）	6750
小計	6750
捐書基金預算草案
項目	預算收入（NT）	預算支出（NT）
上屆結餘	17,331
福利基金撥入（舊生83人*NT20）	1,660
捐書基金收入（新生27人*NT100）	2,700
捐書支出		3,000
結餘		18,691
總計	21,691	21,691

7.  臨時動議                  0”

×無

8.  其他                         0”

×無

9.  散會（中午12點48分）          

    共計128”